Назначение системы

Система регистрации, хранения, учета пропусков и данных о персонах IDmatic предназначена для компьютерного оформления и учета всех видов пропускных документов, действующих на объекте, ввода и хранения данных о сотрудниках, клиентах, посетителях и других категориях персон, получения фотоснимков с помощью периферийного оборудования, создания шаблонов, печати и учета пропускных документов.

Состав системы

Система регистрации, хранения, учета пропусков и данных о персонах IDmatic построена по принципу клиент-серверной архитектуры и состоит из сервера, обеспечивающего хранение основной базы данных и обработку информации, и одного или нескольких рабочих мест, с которых осуществляется доступ к серверу.

Сервер может быть реализован как на отдельном компьютерном блоке (в том числе с возможностью резервирования), так и на компьютерном блоке рабочего места оператора.

Рабочие места операторов состоят из компьютера с монитором  и, в зависимости от назначения, комплектуются необходимым периферийным оборудованием (принтер, сканер, фотостудия и т.п.). 

Функции системы

Система регистрации, хранения, учета пропусков и данных о персонах IDmatic позволяет:

1.      Осуществлять запись, защищенное хранение, просмотр и управление данными о сотрудниках и посетителях объекта, в том числе

1.1.      Сканирование изображений документов, удостоверяющих личность, с занесением изображений в базу данных, распознавание текстовых данных гражданского паспорта.

1.2.      Сканирование любых документов и фотографий персонала и посетителей.

1.3.      Фотографирование персон с использованием подключенного оборудования и ввод изображения (фотографии) персоны в базу данных системы. Для каждой персоны возможно хранение нескольких фотографий. Управление фотоаппаратом осуществляется непосредственно из интерфейса программы рабочего места оператора.

1.4.      Ввод и хранение данных о сотрудниках, клиентах, посетителях и других категориях персон, возможность вывода указанных данных на экран и печать в виде личной карточки.

1.5.      Возможность максимального использования данных, установленных в системе по умолчанию, в формах ввода данных, в полях со списками, что позволяет упростить и ускорить работу оператора. Конкретные значения полей и списков запоминаются системой отдельно на каждом рабочем месте и для  каждого типа пропуска.

1.6.      Возможность включения в базу данных не менее 100 дополнительных полей данных персон и данных пропусков с возможностью их вывода на пропуск и использования в построителе запросов. Количество и наименование дополнительных полей определяются администратором при начальной установке системы.

1.7.      Сохранение изменений полей данных персон и пропусков и просмотр этих изменений непосредственно в режиме ввода пропусков и данных персон.

1.8.      Обеспечение возможности хранения не менее 5 фотоснимков для каждой персоны, поддержанной средствами пополнения, просмотра (выбора), удаления ненужных фотоизображений (при наличии полномочий) и назначения фотоснимка, используемого системой по умолчанию.

1.9.      Поиск сведений о персоне с помощью гибкой системы фильтрации данных, а также по фотоизображениям.

1.10.  Проведения по требованию оператора фотоидентификации  (в том числе по черным спискам) в режиме «Фотостудия», при получении фотоизображений, а также в режиме «Пропуска» и «Галерея». В случае если проверяемое фотоизображение окажется идентичным фотоизображениям персон, занесенных в особые списки, формируется предупредительная индикация на экране. Факт проведения фотоидентификации с указанием ее результатов фиксируется в системном журнале.

1.11.  Ведение трех поименованных особых списков персон («Черный список») с возможностью занесения персоны как в один, так и в несколько списков (всего семь вариантов списков), а также ведение одного особого списка документов для указания в нем вида, серии, номера документа, удостоверяющего личность («Список фальшивых документов»). В особые списки персон все данные вносятся таким же способом, как и обычные данные личной карточки, далее для введенной персоны проставляется галочка для особого списка, в котором он будет находиться. Предусмотрены санкционированные средства удаления и редактирования имеющихся списков, и фильтры для просмотра данных в списках. Изменения списков фиксируются в системном журнале.

1.12.  Автоматическое сравнение персоны с особыми списками во время занесения в базу данных (включая механизм удаленного заказа пропусков) сведений о персоне, а также при вводе пропуска и корректировке данных документа, удостоверяющего личность. В случае совпадений данных формируется предупредительная индикация на экране, производится запись в системный журнал факта совпадения.

2.      Осуществлять подготовку, печать и учет любых видов пропускных документов с реализацией следующих функций:

2.1.      Быстрая регистрация посетителей с использованием функций сканирования и распознавания различных видов документов (при этом время регистрации одного посетителя и оформления для него пропуска сокращается до 10 секунд);

2.2.      Поддержка возможности автоматического заполнения полей пропуска и заявки по требованию оператора данными, введенными в базу данных для указанной персоны во время оформления предыдущего посещения.

2.3.      Автоматическая раздельная нумерация пропусков на пропуска по типу, виду и серии. Настройка способа нумерации для каждого типа, вида и серии пропуска. Предусмотрена возможность ручной коррекции номера для администратора системы.

2.4.      Создание временных, разовых и постоянных пропусков.

2.5.      Возможность изготовления личных карточек с фотографией, визитных карточек, дополнительных видов пропусков (например, пропуска в столовую, на автостоянку и т.п.).

2.6.      Подготовка, учет и изготовление материальных пропусков.

2.7.      Размещение специальных символов на пропусках.

2.8.      Печать пропусков и документов с использованием подключенного оборудования на бумаге и пластиковых картах, групповая печать документов.

2.9.      Поддержка (не менее 10) поименованных списков пропусков для печати для разных принтеров или типов (шаблонов) пропусков.

2.10.  Учет всех видов выпущенных пропусков, бланков и других изготовленных документов (выдан, сдан, потерян и т.д.).

2.11.  Поддержка учета расхода бланков пропусков и радиокарт, в т.ч. действующих и находящихся на хранении.

2.12.  Ввод и хранение данных о пропусках, выданных персоне, в том числе о «радиокартах», выданных вместе с пропуском.

2.13.  Возможность изменения данных о статусе каждого пропуска («Изготовлен», «Выдан», «Испорчен», «Утерян», «Возвращен», «Уничтожен») с автоматической регистрацией даты изменения статуса. При изменении статуса пропуска или его корректировке администратором системы также надлежащим образом изменяется значение дополнительного информационного поля «Статус пропуска».

2.14.  Поддержка фильтров-ограничителей по каждому статусу пропуска, которые отсекают пропуска со статусами «Уничтожен», «Погашен».

2.15.  Групповое присвоение статуса «Уничтожен» для пропусков, отобранных на основании запроса с использованием специальных фильтров (в том числе по диапазону номеров) и составлением отчета в виде акта об уничтожении.

2.16.  Перенос ошибочно введенных пропусков от одной персоны к другой при наличии соответствующей привилегии у оператора.

3.      Создавать и редактировать шаблоны пропусков, бланков, карт и т.д. с помощью встроенного редактора пропусков.

4.      Осуществлять заказ пропусков (в т.ч. удаленный), с помощью гибкого механизма обработки заявок, в том числе:

4.1.      Ввод заявок непосредственно в режиме «Пропуска», обеспечение раздельной нумерации заявок для каждого типа и серии пропуска.

4.2.      Обеспечение фильтрации заявок, действительных  на текущую (по умолчанию), установленную дату или интервал дат.

4.3.      Исключение конфликтов (в частности с нумерацией) при вводе заявок с различных АРМ.

4.4.      Отсеивание и визуальный контроль (сортировка по персонам) списка заявок для  исключения повторного ввода одной и той же заявки.

4.5.      Отображение вновь введенных заявок на других АРМ после нажатия  кнопки для обновления списка заявок для конкретной персоны или списка персон, с которыми ведется работа.

4.6.      Обеспечение возможности коррекции номеров заявок.

4.7.      Удаленный заказ пропусков с использованием отдельной программы ввода данных заявки на постоянный, временный и разовый пропуска.  Программа ввода данных заявки формирует бумажную копию заявки и файл специального формата, который может передаваться по любому информационному каналу, обеспечивающему передачу файлов и электронной почты.

4.8.      Обработка групповой заявки (письма) с указанием в базе данных одного учетного номера заявки для всех персон из списка, представленного в указанной заявке.

5.      Использовать мощные инструменты подготовки статистической информации, а также анализа базы данных, в том числе:

5.1.      Создание и изменение запросов к базе данных персон и пропусков с помощью встроенного построителя запросов, выполнение запросов, которые были составлены заранее и запомнены в системе, или запросов, которые составляются непосредственно перед исполнением.

5.2.      Создание любых видов отчетов,

5.3.      Просмотр данных составленного отчета в интерфейсе программы или с использованием внешнего текстового редактора.

5.4.      Экспорт данных в стандартные офисные приложения, а также в систему создания отчетов Crystal Reports.

6.      Осуществлять коллективный доступ к системе с использованием встроенных инструментов обеспечения целостности центральной базы данных и администрирования.

6.1.      Взаимный доступ к базе данных с нескольких рабочих мест.

6.2.      Доступ оператора к системе по индивидуальному имени и паролю.

6.3.      Администрирование доступа к отдельным функциям системы. Полномочия доступа к информации пользователей системы имеют до 15 градаций и устанавливаются администратором.

6.4.      Фиксация действий операторов в журнале событий,

6.5.      Анализ системных событий с использованием фильтров поиска по следующим параметрам: дата события, вид события, оператор, имя рабочего места, название программы.

6.6.      Автоматическое создание резервных копий базы данных системы.

6.7.      Встроенные механизмы резервирования, обеспечивают бесперебойность работы и полную сохранность информации.

6.8.      Обмен  данными между  системами  «IDmatic»  с  помощью встроенных средств экспорта, которые обеспечивают перенос в файл специального формата данные о персонах (в т.ч.  принадлежность к особым спискам персон), текущую  фотографию персоны, информацию о подразделении, отслеживая подчиненность подразделения в структуре подразделений, информацию о наличии пропусков, выданные пропуска персоны.