Система IDmatic-Press предназначена для хранения данных о представителях СМИ, автоматизации процессов, связанных с организацией мероприятий с участием представителей СМИ, таких как массовые рассылки, учет и аккредитация участников мероприятий. IDmatic-Press будет полезна менеджерам, определяющим состав приглашенных, и организаторам мероприятий, осуществляющим контроль прохода гостей.

ПОСМОТРИТЕ ПРЕЗЕНТАЦИЮ СИСТЕМЫ:

Основные функции системы

• Хранение, изменение, внесение в базу данных информации о представителях СМИ, посетителях, других категориях персон.
• Ввод и хранение в базе данных информации о проводимых мероприятиях, на которых организуется контроль прохода приглашенных.
• Рассылка приглашений на мероприятия зарегистрированным в базе данных персонам посредством электронной рассылки приглашений с индивидуальными QR-кодами.
• Контроль прохода приглашенных на мероприятия посредством считывания QR-кодов на распечатанных или представленных в электронном виде (на мобильных устройствах) приглашений на мероприятие.
• Учет персон, приглашенных и посетивших мероприятия, для дальнейшего анализа и статистических исследований.
• Создание отчетности о посещениях мероприятий.

Состав системы

Информация о зарегистрированных СМИ, журналистах, мероприятиях, приглашениях хранится в Центральной базе данных. Ее рекомендуется расположить на сервере. Доступ к ней для редактирования, просмотра, администрирования осуществляется из программы рабочего места IDmatic-Press. При этом необходимое количество программ устанавливается на компьютерах Заказчика.

Центральная база данных включает в себя перечни организаций (СМИ, промо и медиа и связанные с ними компании), персон (журналистов, клиентов и т.д.), мероприятий.

Каждый элемент данных, то есть организации, персоны и мероприятия, состоит из набора соответствующих информационных полей, или карточек данных.

Для рассылки сформированных писем-приглашений используется  электронная почта, почтовые шлюзы или другие средства отправки электронной почты.

Контроля прохода на мероприятия осуществляет Управляющая база данных и клиентская программа контроля прохода посетителей, устанавливаемые на компьютер пользователя. Рекомендуется использовать компактный переносной комплекс в составе: ноутбук, USB-камера, программное обеспечение контроля прохода и локальной регистрации посетителей (в т.ч. база данных). В базе данных содержится информация о журналистах, которым отправлены приглашения.

Как это работает?

Работа в системе IDmatic-Press осуществляется на нескольких этапах.

Первый этап. Заполнение информации о персонах

1. Персоны

Через программы рабочего места IDmatic-Press  для каждой персоны заполняются следующие поля:

• Фамилия (обязательное поле).
• Имя (обязательное поле).
• Отчество.
• Должность.
• Фотография.
• Дата рождения.
• Пол (обязательное поле).
• Телефон.
• E-mail (обязательное поле).
• Паспортные данные.
• Адрес.
• Место работы.

Возможно заполнение дополнительных полей с данными (названия дополнительных полей задает Пользователь).

2.      Организации

Для отображения данных об организациях используется древовидная структура, состоящая из ветвей. При этом ровни дерева отражают подчиненность по принципу, удобному пользователю. Организация может быть представлена как конечный элемент или ветвь структуры.

Рекомендуется использовать первый и второй уровень структуры для группировки организаций по видам и типам. Например: Электронные СМИ, Газеты, Журналы, Агентства, Телеканалы и т.д.

Возможно добавление и редактирование ветвей структуры и конечных элементов.

Для каждого элемента структуры задается название и вводятся следующие данные:

• представитель (руководитель) организации;
• краткое название;
• количество сотрудников;
• место расположения;
• контактный телефон;
• примечание.

3.      Мероприятия

В базе данных ведется список мероприятий. Для каждого мероприятия заполняется карточка с данными, которая представляет собой форму с перечнем полей для заполнения:

• Название мероприятия.
• Место проведения мероприятия.
• Даты проведения мероприятия (с ___ по ___).
• Время проведения мероприятия (с ___ до ___).
• Описание мероприятия.
• Компания-организатор.
• Ответственный представитель организатора.
• Компания, предоставляющая площадку (зал).
• Ответственный представитель компании, предоставляющей площадку.

Примечание:

Для каждого мероприятия предоставляется возможность составления списка рассылки, с выбором из списка персон приглашаемых, а также просмотреть список приглашений.

Второй этап. Формирование списков рассылки

Список приглашенных, или список рассылки, представляет собой подмножество списка персон, составленное менеджером. Список составляется отдельно для каждого мероприятия.

При формировании списка в него могут быть включены отдельные или все журналисты из элемента структуры организаций.

В список рассылки для каждого приглашенного могут вручную вноситься следующие данные:

1. Приглашенный проинформирован. – Отметка об успешной рассылке.
2. Приглашенный прислал фидбэк. – Отметка проставляется вручную.
3. Приглашенный посетил мероприятие. – Отметка проставляется вручную.

Третий этап. Создание писем-приглашений

После составления списка рассылки и подтверждения оператора производится формирование писем-приглашений. Отправка писем выполняется по отдельной команде оператора.

Письма-приглашения отправляются с аккаунта электронной почты сервисом рассылки, входящим в состав ПО системы IDmatic-Press. Параметры доступа к аккаунту почтового ящика указываются в настройках системы. В каждом письме-приглашении содержится соответствующий индивидуальный QR-код.

Письмо-приглашение формируется в соответствии с настраиваемыми параметрами. В его состав входят:

• тема письма;
• форма обращения к получателю;
• текст приглашения;
• изображение рекламного характера, которое вставляется в тело письма;
• текст подписи отправителя с указанием ФИО и реквизитов пригласившего;
• размер изображения QR-кода.

Четвертый этап. Регистрация приглашенных на мероприятиях

Для регистрации на мероприятие приглашенный должен предоставлять для сканирования регистратору на бумажном носителе или на мобильном устройстве  QR-код, который он получил в электронном письме-приглашении.

Система обеспечивает возможность сканирования QR-кода с мобильных устройств с разрешением экрана от 480х800.

Регистратор при сканировании QR-кода и соответствующей авторизации в системе видит на экране своего устройства карточку журналиста со следующими сведениями:

• Фото;
• Фамилия;
• Имя;
• Название СМИ;
• Должность;
• Индикатор того, что журналист приглашен на мероприятие (в противном случае на экране будет надпись «Не приглашен»).

Далее система предлагает регистратору 2 действия: «принять» или «отклонить». При нажатии «принять» в базе создается отметка о том, что данный представитель СМИ посетил мероприятие.

Карточка приглашенного будет показана регистратору только в том случае, если человек зарегистрирован в базе и имеет соответствующий QR-код, в противном случае будет выдано сообщение об отсутствии идентификатора QR-кода в базе данных.

Если посетитель пришел со старым приглашением, то будут выданы на экране данные персоны с фото (если есть) и информация, что приглашение не действительно.

Пятый этап. Создание отчетов

Система обеспечивает возможность создания следующих отчетов:

• Список журналистов, посетивших мероприятие;
• Отчет по мероприятиям, которые посетил журналист;
• Отчет по публикациям в рамках мероприятия.

Состав программного обеспечения системы

• Центральная база данных IDmatic-PRESS (под управлением СУБД MS SQL Server 2005).
• Сервис рассылки e-mail сообщений (для базы данных IDmatic-PRESS).
• Программа рабочего места IDmatic-PRESS (работает под ОС Windows XP/7).
• Управляющая база данных и клиентская программа контроля прохода посетителей мероприятий по пропускам с штрих и QR‑кодами.

Информация для заказа

Заказать систему IDmatic-Press вы можете, позвонив нам по многоканальному телефону:

8 (495) 748 79 78

Или напишите нам на e-mail: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript