Подсистема удаленного заказа пропусков из состава IDmatic позволяет автоматизировать и упростить процедуру заказа пропусков для посетителей компании и обеспечить контроль и учет проходов посетителей на территорию объекта.
В зависимости от регламента, существующего в организации, подсистема заказа пропусков может быть реализована в различных вариантах.

1. Самостоятельный заказ пропуска посетителями предусматривает самостоятельное (без участия сотрудников организации) составление заявки посетителем и передачу ее в бюро пропусков для оформления пропуска или непосредственно на электронный терминал регистрации и выдачи пропусков, обеспечивающий регистрацию посетителя и выдачу пропуска в автоматическом режиме.
Пропуск можно заказать:
- по телефону в автоматическом режиме. Посетитель звонит на указанный номер и, по указанию автоматической системы заказа пропусков, вводит в тоновом режиме с телефона все необходимые данные.
- с помощью СМС. Посетитель отправляет СМС на указанный номер, получает ответное сообщение с инструкцией по заполнению заявки и отправляет ответ, внеся необходимые данные.
- с помощью электронной почты или через интернет. Посетитель заполняет специальную форму заявки и отправляет ее по электронной почте или заполняет заявку непосредственно на  сайте компании.

2. Заказ пропуска через сотрудников организации предусматривает оформление заявок на пропуск с помощью специальной программы удаленного заказа пропусков.
Программа устанавливается на рабочих компьютерах сотрудников организации. Сотрудник заполняет заявку, используя специальный шаблон. После заполнения с помощью программы можно распечатать заявку на бумажном носителе для визирования и подписи, а также передать ее в бюро пропусков средствами электронной почты или по сети в виде электронного документа. Программа удаленного заказа пропусков позволяет использовать электронную подпись и имеет защиту от несанкционированного доступа.

Использование QR-кода
При распечатке заявки на бумажном носителе все данные могут быть продублированы на том же бланке в виде QR-кода.  Использование QR-кода позволяет оператору бюро пропусков автоматически переносить данные о пропуске с бумажной заявки непосредственно в систему IDmatic (в том случае, если, по регламенту, принятому в организации, заявка поступает в бюро пропусков в бумажном виде).
QR-код представляет собой разновидность двухмерного матричного кода, позволяющего кодировать различную информацию и представлять ее в виде графической матрицы. При печати заявки на бланк, помимо текстовых данных, автоматически наносится изображение матрицы, содержащей все данные из заявки. Оператор бюро пропусков считывает изображение с заявки специальным устройством и все данные о пропуске поступают в систему IDmatic.