Основные функции
Система электронного заказа пропусков обеспечивает создание электронных заявок, сбор подписей и утверждение заявок в электронном виде, доставку заявок в бюро пропусков для последующего ввода в подсистему изготовления и учета пропусков.
Для функционирования программы рабочего места (АРМ) системы электронного заказа пропусков используются: программа MS Outlook 2000/2003, внутренняя электронная почта и сетевые ресурсы (каталоги) сервера локальной сети пользователя.
Cистема обеспечивает возможность приема и обработки заявок, поступающих из отделов, подключенных к локальной сети системы IDmatic и оснащенных средствами электронного заказа пропусков.
Программа электронного заказа пропусков предназначена для инсталляции на рабочих компьютерах сотрудников в сети предприятия:
- начальников отделов;
- сотрудников отделов, заполняющих заявки на пропуск;
- начальника службы безопасности и лиц, имеющих право утверждать заявки на пропуск;
- сотрудников бюро пропусков, обрабатывающих заявки.
Заявки на пропуска сотрудникам и посетителям в здание 1 утверждаются директором предприятия.
Заявки на пропуска сотрудникам и посетителям в здания 2 утверждаются начальником службы безопасности.
Заявки на постоянные пропуска сотрудникам обрабатываются на АРМ постоянных пропусков.
Заявки на временные и разовые пропуска посетителям в здания 1 и 2 обрабатываются на АРМ временных и разовых пропусков.
Средства резервирования информации сетевых папок, используемых для хранения заявок, обеспечение средствами ЭЦП рабочих мест и администрирование ключей обеспечивает служба безопасности.
Алгоритм создания и обработки заявок
Программное обеспечение системы обеспечивает следующий алгоритм прохождения заявок:
1) Сотрудник отдела (исполнитель), заполнивший данные заявки на пропуск, отправляет по электронной почте файл заявки начальнику своего отдела.
2) Начальник отдела, получивший по электронной почте заявку на пропуск, проверяет ее содержание. В случае положительного решения он подписывает заявку ЭЦП и отправляет ее на проверку оператору бюро пропусков по электронной почте. Начальник отдела может не подписывать заявку и отправить ответ сотруднику, составившему заявку, с замечаниями.
3) Оператор бюро пропусков получает заявку, предназначенную для проверки, просматривает ее. В случае правильности заполнения заявка подписывается ЭЦП оператора пропусков и отправляется в папку заявок для утверждения. Если заявка составлена некорректно, оператор бюро пропусков отправляет ответ электронной почтой начальнику отдела с замечаниями.
4) На рабочих местах лиц, имеющих право утверждать заявки, программный модуль заявок оповещает пользователя компьютера о появлении заявки в папке заявок для утверждения. После того, как заявка из папки заявок на утверждение открыта на просмотр одним из утверждающих, она видна, но становится недоступной для других утверждающих лиц. Утверждающий при просмотре заявки автоматически получает на экране монитора информацию о наличии ЭЦП начальника отдела и оператора бюро пропусков, о содержании заявки. Утверждающий может либо подписать заявку и отправить в сетевую папку утвержденных заявок, либо отправить по электронной почте ответ оператору бюро пропусков с отказом и замечаниями, если это необходимо. Заявка может быть не обработана, в этом случае она остается в папке заявок для утверждения. При утверждении в файл заявки добавляется поле с именем утверждающего лица, и на файл заявки ставится ЭЦП утверждающего лица.
5) В случае поступления заявки в папку утвержденных заявок, сотрудник бюро пропусков получает сообщение в программе чтения заявок, считывает ее и проверяет утверждающую подпись, стоящие на файле заявки. В случае наличия подписи сотрудник обрабатывает заявку в программе изготовления пропусков IDmatic, предварительно переписав ее в сеть системы безопасности. Исполнителю заявки автоматически посылается уведомление об успешном выполнении заявки.
6) При составлении, подписании и утверждении заявок производится сохранение файлов заявок в локальных архивах (файловых папках) рабочих мест:
- на рабочих местах сотрудников, заполняющих заявки, ведется архив отправленных заявок;
- на рабочих местах начальников отделов ведется архив отправленных заявок;
- на рабочем месте бюро сотрудника бюро пропусков ведется архив отправленных на утверждение заявок;
- на рабочих местах лиц, имеющих право утверждать заявки, ведется архив отправленных (утвержденных) заявок.
В соответствии с п. 1 ст. 23 Федерального закона от 27.07.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» и п. 1 Положения о Федеральной службе по надзору в сфере связи и массовых коммуникаций, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 02.06.2008 года № 419, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, на который возлагается обеспечение контроля и надзора за соответствием обработки персональных данных требованиям настоящего Федерального закона, является федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере связи и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).
