Бумажные заявки с QR-кодом

Для экономичного оформления заявок на пропуска или билеты Группа Компаний Контрол предлагает использовать бумажные пропуска с нанесенными на них штрих-кодами или QR-кодами.

Раньше для оформления пропуска сотрудники организаций писали от руки или печатали данные посетителя, шли в бюро пропусков и отдавали им бумажную заявку. Сотрудники бюро пропусков вручную вносили эти данные в базу данных пропусков – пропуск оформлялся.

Мы предлагаем усовершенствовать эту систему. С помощью нашей программы сотрудник организации записывает данные посетителя. Эти данные зашифровываются в QR-коде. Сотрудник распечатывает заявку вместе с QR-кодом. В бюро пропусков заявка считывается считывателем QR-кода, и данные автоматически заносятся базу данных пропусков.

В QR-код можно зашифровать большое количество информации о посетителе. Максимальное количество символов, которые помещаются в один QR-код:

• Цифры — 7089
• Цифры и буквы (включая кириллицу) — 4296
• Двоичный код — 2953 байт
• Иероглифы — 1817

Заказ пропуска через e-mail

Сотрудник предприятия или сам посетитель предприятия может сам оформить заявку на пропуск через e-mail. Для этого необходимо отправить на указанный адрес организации необходимые данные, которые сотрудник бюро пропусков в базу. Таким образом устраняется необходимость тратить бумагу на печать заявок. Плюс к тому сотрудник бюро пропусков не тратит время на набор данных из заявки вручную, а получает их сразу в электронном виде. Ввиду этого уменьшается количество ошибок, которые допускают операторы бюро пропусков при большом потоке оформления пропусков.

Заказ пропуска через WEB-сайт фирмы

Если у организации есть свой web-сайт, возможно создать систему заказа и регистрации пропусков через Интернет. Для этого на сайте организации необходимо разместить электронную форму, которую удаленно может заполнить посетитель. Из формы данные попадают непосредственно в базу данных бюро пропусков. В ином случае на базе этой формы формируется e-mail, который отправляется на указанный адрес компании. В случае подтверждения заявки на указанный при заполнении формы электронный адрес посетителя приходит уведомление об успешной регистрации.

Регистрация посетителя при помощи программы электронных заявок

Для обеспечения удобного заполнения базы данных пропусков сотрудниками бюро пропусков организации Группа Компаний «Контрол» разработала программу электронных заявок. Она позволяет с помощью интуитивно понятного интерфейса вводить информацию о посетителе и сохранять ее на сервере или же переслать через e-mail в бюро пропусков.

Регистрация посетителя через систему регистрации, хранения, учета пропусков и данных о персонах IDmatic

Система регистрации, хранения, учета пропусков и данных о персонах IDmatic IDmatic позволяет за считаные минуты зарегистрировать посетителя сотрудником организации, в которую он приглашен. IDmatic может:

• Осуществлять запись, защищенное хранение, просмотр и управление данными о сотрудниках и посетителях объекта
• Осуществлять подготовку, печать и учет любых видов пропускных документов
• Создавать и редактировать шаблоны пропусков, бланков, карт и т.д. с помощью встроенного редактора пропусков
• Осуществлять заказ пропусков (в т.ч. удаленный), с помощью гибкого механизма обработки заявок
• Осуществлять коллективный доступ к системе с использованием встроенных инструментов обеспечения целостности центральной базы данных и администрирования

Подробнее о системе регистрации, хранения, учета пропусков и данных о персонах IDmatic…

Возможно также соединение системы регистрации IDmatic с СКД. В результате этого на основе данных о посетителе можно регламентировать еще ряд действий. Например, можно дать доступ посетителю только в определенные места организации (маршрутизация посетителя), назначить ему обязательное время прихода-ухода, отследить его передвижение по компании на основе контрольных точек и много другое. Сегодня система регистрации, хранения, учета пропусков и данных о персонах IDmatic интегрируется с СКД Apollo, Nothern Computer, KABA, «Семь печатей» и другими.

Регистрация и хранение пропусков через «облачный» сервис IDmatic-VP

Новая виртуальная платформа IDmatic-VP, разработанная сотрудниками Группы Компаний «Контрол», позволяет регистрировать и хранить пропуска посетителей на удаленном сервере. Благодаря этому нет необходимости устанавливать у себя на рабочем месте на предприятии систему заявок и регистрации пропусков, базу данных пропусков.

Утверждение пропуска с помощью Электронной цифровой подписи (ЭЦП)

На режимных объектах и предприятиях, требующих особого контроля за посетителями, часто используется технология Электронной цифровой подписи для утверждения заявок на пропуска.

Документ зашифровывается таким образом, что посторонние не могут его прочитать и модифицировать. Кроме того, получатель удостоверяется в том, что его подписал уполномоченный сотрудник, обладающий этим правом.

Автоматизированный заказ пропуска по телефону

В некоторых организациях, а также коттеджных поселках для заказа и регистрации пропусков часто не используется компьютер, нет сети или Интернета. Для таких случаев специалистами Группы Компаний «Контрол» была разработана система, позволяющая заказывать пропуск через обычный или мобильный телефон.

Посетитель звонит в интересующую его компанию с просьбой заказать пропуск. Звонок переадресуется на автоматизированную систему заказа пропусков. Диалог системы и пользователя организован на основе голосового меню (IVR). Система в голосовом режиме запрашивает фамилию, имя и отчество посетителя, а затем просит ввести с клавиатуры телефона несколько цифр номера паспорта в тоновом режиме. При необходимости голосовое меню может быть дополнено пунктом выбора организации, куда заказывается пропуск. При этом вся процедура заказа занимает не более полутора минут. С этого момента пропуск считается заказанным и хранится в базе данных пропускной системы IDmatic.

При проходе через пост охраны пользователь набирает на специальном терминале ту же последовательность цифр, которая была введена при предварительном заказе, и сразу же получает на руки пропуск со штрих-кодом. Несмотря на то, что на нем отсутствует фотография, а также имя и фамилия его владельца, при считывании штрих-кода на посту охраны воспроизводится аудиозапись, сделанная системой в момент предварительного заказа. В случае несовпадения имени и фамилии на записи с паспортными данными, пропуск считается недействительным.

Существует также другой вариант использования системы заказа пропусков по телефону – когда ответственный сотрудник бюро пропусков компании или хозяин коттеджа в поселке знает некоторый код доступа и сам заказывает пропуск для своего посетителя/гостя. Подробнее о такой системе заказа пропусков через телефон…

Автоматизированный заказ пропуска через SMS

В условиях, когда практически у каждого есть мобильный телефон, система заказа пропуска через sms становится особенно актуальной, особенно на массовых мероприятиях, например выставках. Заявка вносится с помощью отправки sms, содержание которого определяется компанией, принимающей заявки. В сообщении может быть написано несколько первых или последних цифр паспорта посетителя, его имя и фамилия или специальный код, названный ему сотрудником компании. Подтверждением заявки выступает ответная sms от принимающей компании.