Системы регистрации и контроля прохода посетителей на мероприятия. Спектр решений

Группа компаний «Контрол» предлагает широкий спектр продуктов и решений для компаний, проводящих различные мероприятия, например концерты, пресс-конференции, форумы. Наши специалисты разработали системы регистрации посетителей, оформления заявок на проход, упростили контроль прохода посетителей.

Система регистрации и аккредитации на мероприятия, корпоративные собрания, симпозиумы, конференции, съезды IDmatic-Guest

Цели регистрации, контроля и учета посетителей на мероприятиях:

1. Организация удобного и быстрого прохода в зону проведения мероприятия

Нередко на мероприятиях можно наблюдать огромные очереди у стоек регистрации. Многочисленные девушки сверяются с бесконечными списками и ищут заявки на посетителей. При этом очевидно, что прежде всего страдает имидж компании, проводящей мероприятие. Посетители нервничают, устают, раздражаются. Система IDmatic-Guest позволяет посетителям и гостям быстро регистрироваться и проходить в зону проведения мероприятия. Пропуска с уникальными QR-кодами присылаются на e-mail посетителей заранее, а системы считывания быстро верифицируют гостей.

2. Повышение имиджа компании – организатора мероприятия

Качественные именные приглашения, с нанесенными на них логотипами и QR-кодами позволяют посетителям оценить высокий класс проводимого мероприятия с первых минут взаимодействия с компанией. Отсутствие очередей на входе добавляет плюсов организатору.

3. Отчеты о целевых посещениях мероприятий

Как правило, компания тратит большие деньги на организацию мероприятий, собраний, симпозиумов, для того чтобы пригласить нужный круг гостей. Однако часто так случается, что многие приглашенные гости эти мероприятия не посещают, другие же, которые вовсе не являются целевой аудиторией мероприятий, приезжают – часто просто, как говорится, бесплатно выпить и закусить. При этом у организации не оказывается никакой информации о том, кто же в действительности посетил мероприятие. IDmatic-Guest позволяет получить реальную информацию и отсеять нежелательных посетителей.

Алгоритм работы системы IDmatic-Guest

Организаторы мероприятия предоставляют список приглашенных и их электронные адреса в виде таблицы Excell
По согласованию с организаторами мероприятия создается шаблон приглашения: формат, логотип, текст, цветовое решение
От имени и с электронного адреса организаторов мероприятия специалисты Группы Компаний "Контрол" рассылают приглашения по списку
Каждому приглашенному соответствует уникальный QR-код. Приглашенные могут разделяться на группы: VIP, гости, персонал. Возможна организация других групп
На время проведения мероприятия приезжает сотрудник Группы Компаний "Контрол" со всем необходимым оборудованием для контроля и учета посетителей
Сотрудник Группы Компаний "Контрол" регистрирует с помощью считывающего устройства QR-кода приглашения гостей
Система автоматически проверяет, есть ли посетитель в списке. Если он там есть, приглашенный проходит на мероприятие. В системе реализован режим Antipassback - запрет повторного прохода по одному пропуску
После мероприятия Группа Компаний "Контрол" предоставляет организаторам отчет о посетителях

Презентация о работе системы:

Нажмите на значок стрелки вправо, дождитесь загрузки, затем нажмите "More" и "Full Screen". Для просмотра нажмите "Autoplay" или кликайте значок стрелки вправо или нажимайте стрелку вправо на клавиатуре.

Стоимость системы IDmatic-Guest:

При организации одной точки прохода - 50000 рублей

При организации каждой последующей точки прохода - 30000 рублей

Вариант покупки оборудования

Если мероприятия подобного рода, где необходима регистрация и учет посетителей, проводятся компанией часто, то предлагаем Вам приобрести оборудование IDmatic-Guest. Обучение работе с оборудованием проводят сотрудники Группы Компаний «Контрол». Стоимость по запросу.

Заявки и выдача пропусков через Интернет IDmatic-Clouds

Подготовка, печать и учет любых видов пропускных документов
Удаленные запись, защищенное хранение, просмотр и управление данными о сотрудниках и посетителях объекта
Использование всех функций программы IDmatic по модели SaaS
Удаленный доступ – отсутствие строгих требований к аппаратной части рабочей станции клиента
Возможность многопользовательского режима работы
Профессиональный уровень пропусков при минимальных затратах на инфраструктуру
Защита персональных данных

Чтобы избежать больших очередей в бюро пропусков и облегчить работу операторов, рекомендуем установить на своем корпоративном сайте систему Заявок через интернет. Чтобы получить пропуск, посетителю необходимо заполнить электронную форму и отправить ее в фирму, в которую он хочет попасть.

Сотрудник бюро пропусков дает разрешение на проход на территорию, о чем посетитель получает уведомление на e-mail. Пропуск может быть передан через Интернет в виде штрих-кода, QR-кода или пароля. В ином случае пропуск может быть получен посетителем при входе на предприятие – через бюро пропусков или электронный терминал выдачи пропусков.

Эта технология позволит устранить бумажный документооборот заявок на пропуска, ликвидировать очереди в бюро пропусков и сократить число его сотрудников. Дополнительным преимуществом этой технологии является то, что решения на базе нее полностью автономны и не требуют интеграции с установленным оборудованием СКД (СКУД), что сократит расходы на интеграцию, повысит надежность и ускорит сроки внедрения системы. Кроме этого, не потребуется закупки и установки дополнительного программного обеспечения для оформления заявок на пропуска.

Контроль доступа через Интернет IDmatic-Clouds

Полнофункциональная система контроля доступа на базе облачных технологий
Для работы системы необходимо иметь только доступ в Интернет или Интранет
Возможность работы с использованием QR-кодов
Поддержка разных видов пропусков: штрих-кодов, QR-кодов, радиокарт и др.
Запись, защищенное хранение, просмотр и управление данными о сотрудниках и посетителях объекта
Передача данных по защищенному соединению

Технология по разграничению исполнительных и управляющих устройств СКД успешно реализована специалистами Группы Компаний «Контрол» на базе виртуального сервера управления СКД (СКУД).

Суть технологии состоит в том, что на территории Предприятия устанавливается только часть СКД (СКУД) - IP-контроллеры, считыватели и иные исполнительные устройства, а централизованное управление системой осуществляется через интернет с помощью удаленного (виртуального) сервера Группы Компаний «Контрол». При этом обслуживание сложного сервера осуществляется технической службой Группы Компаний «Контрол», а просмотр информации и настройка системы контроля доступа может осуществляться заказчиком с помощью любого компьютера, подключенного к Интернету. Четкое разграничение прав доступа исключает возможность вмешательства посторонних лиц в процесс управления системой.

Такая технология для системы контроля доступа является не только защищенной, но и достаточно надежной, поскольку в случае временного прекращения связи с виртуальным сервером, СКД (СКУД) на территории Предприятия может работать автономно. При этом возможность отказа виртуального сервера сведена к минимуму за счет организации квалифицированного технического обслуживания и резервирования элементов системы, критичных к отказу.

Посмотрите презентацию "IDmatic-QR: Система электронных заявок и пропусков в "облаках". Мобильное решение".

Система регистрации, хранения, учета пропусков и данных о персонах IDmatic

Назначение системы

Система регистрации, хранения, учета пропусков и данных о персонах IDmatic предназначена для компьютерного оформления и учета всех видов пропускных документов, действующих на объекте, ввода и хранения данных о сотрудниках, клиентах, посетителях и других категориях персон, получения фотоснимков с помощью периферийного оборудования, создания шаблонов, печати и учета пропускных документов.

Состав системы

Система регистрации, хранения, учета пропусков и данных о персонах IDmatic построена по принципу клиент-серверной архитектуры и состоит из сервера, обеспечивающего хранение основной базы данных и обработку информации, и одного или нескольких рабочих мест, с которых осуществляется доступ к серверу.

Сервер может быть реализован как на отдельном компьютерном блоке (в том числе с возможностью резервирования), так и на компьютерном блоке рабочего места оператора.

Рабочие места операторов состоят из компьютера с монитором и, в зависимости от назначения, комплектуются необходимым периферийным оборудованием (принтер, сканер, фотостудия и т.п.).

Функции системы

Система регистрации, хранения, учета пропусков и данных о персонах IDmatic позволяет:

1. Осуществлять запись, защищенное хранение, просмотр и управление данными о сотрудниках и посетителях объекта, в том числе

1.1. Сканирование изображений документов, удостоверяющих личность, с занесением изображений в базу данных, распознавание текстовых данных гражданского паспорта.

1.2. Сканирование любых документов и фотографий персонала и посетителей.

1.3. Фотографирование персон с использованием подключенного оборудования и ввод изображения (фотографии) персоны в базу данных системы. Для каждой персоны возможно хранение нескольких фотографий. Управление фотоаппаратом осуществляется непосредственно из интерфейса программы рабочего места оператора.

1.4. Ввод и хранение данных о сотрудниках, клиентах, посетителях и других категориях персон, возможность вывода указанных данных на экран и печать в виде личной карточки.

1.5. Возможность максимального использования данных, установленных в системе по умолчанию, в формах ввода данных, в полях со списками, что позволяет упростить и ускорить работу оператора. Конкретные значения полей и списков запоминаются системой отдельно на каждом рабочем месте и для каждого типа пропуска.

1.6. Возможность включения в базу данных не менее 100 дополнительных полей данных персон и данных пропусков с возможностью их вывода на пропуск и использования в построителе запросов. Количество и наименование дополнительных полей определяются администратором при начальной установке системы.

1.7. Сохранение изменений полей данных персон и пропусков и просмотр этих изменений непосредственно в режиме ввода пропусков и данных персон.

1.8. Обеспечение возможности хранения не менее 5 фотоснимков для каждой персоны, поддержанной средствами пополнения, просмотра (выбора), удаления ненужных фотоизображений (при наличии полномочий) и назначения фотоснимка, используемого системой по умолчанию.

1.9. Поиск сведений о персоне с помощью гибкой системы фильтрации данных, а также по фотоизображениям.

1.10. Проведения по требованию оператора фотоидентификации (в том числе по черным спискам) в режиме «Фотостудия», при получении фотоизображений, а также в режиме «Пропуска» и «Галерея». В случае если проверяемое фотоизображение окажется идентичным фотоизображениям персон, занесенных в особые списки, формируется предупредительная индикация на экране. Факт проведения фотоидентификации с указанием ее результатов фиксируется в системном журнале.

1.11. Ведение трех поименованных особых списков персон («Черный список») с возможностью занесения персоны как в один, так и в несколько списков (всего семь вариантов списков), а также ведение одного особого списка документов для указания в нем вида, серии, номера документа, удостоверяющего личность («Список фальшивых документов»). В особые списки персон все данные вносятся таким же способом, как и обычные данные личной карточки, далее для введенной персоны проставляется галочка для особого списка, в котором он будет находиться. Предусмотрены санкционированные средства удаления и редактирования имеющихся списков, и фильтры для просмотра данных в списках. Изменения списков фиксируются в системном журнале.

1.12. Автоматическое сравнение персоны с особыми списками во время занесения в базу данных (включая механизм удаленного заказа пропусков) сведений о персоне, а также при вводе пропуска и корректировке данных документа, удостоверяющего личность. В случае совпадений данных формируется предупредительная индикация на экране, производится запись в системный журнал факта совпадения.

2. Осуществлять подготовку, печать и учет любых видов пропускных документов с реализацией следующих функций:

2.1. Быстрая регистрация посетителей с использованием функций сканирования и распознавания различных видов документов (при этом время регистрации одного посетителя и оформления для него пропуска сокращается до 10 секунд);

2.2. Поддержка возможности автоматического заполнения полей пропуска и заявки по требованию оператора данными, введенными в базу данных для указанной персоны во время оформления предыдущего посещения.

2.3. Автоматическая раздельная нумерация пропусков на пропуска по типу, виду и серии. Настройка способа нумерации для каждого типа, вида и серии пропуска. Предусмотрена возможность ручной коррекции номера для администратора системы.

2.4. Создание временных, разовых и постоянных пропусков.

2.5. Возможность изготовления личных карточек с фотографией, визитных карточек, дополнительных видов пропусков (например, пропуска в столовую, на автостоянку и т.п.).

2.6. Подготовка, учет и изготовление материальных пропусков.

2.7. Размещение специальных символов на пропусках.

2.8. Печать пропусков и документов с использованием подключенного оборудования на бумаге и пластиковых картах, групповая печать документов.

2.9. Поддержка (не менее 10) поименованных списков пропусков для печати для разных принтеров или типов (шаблонов) пропусков.

2.10. Учет всех видов выпущенных пропусков, бланков и других изготовленных документов (выдан, сдан, потерян и т.д.).

2.11. Поддержка учета расхода бланков пропусков и радиокарт, в т.ч. действующих и находящихся на хранении.

2.12. Ввод и хранение данных о пропусках, выданных персоне, в том числе о «радиокартах», выданных вместе с пропуском.

2.13. Возможность изменения данных о статусе каждого пропуска («Изготовлен», «Выдан», «Испорчен», «Утерян», «Возвращен», «Уничтожен») с автоматической регистрацией даты изменения статуса. При изменении статуса пропуска или его корректировке администратором системы также надлежащим образом изменяется значение дополнительного информационного поля «Статус пропуска».

2.14. Поддержка фильтров-ограничителей по каждому статусу пропуска, которые отсекают пропуска со статусами «Уничтожен», «Погашен».

2.15. Групповое присвоение статуса «Уничтожен» для пропусков, отобранных на основании запроса с использованием специальных фильтров (в том числе по диапазону номеров) и составлением отчета в виде акта об уничтожении.

2.16. Перенос ошибочно введенных пропусков от одной персоны к другой при наличии соответствующей привилегии у оператора.

3. Создавать и редактировать шаблоны пропусков, бланков, карт и т.д. с помощью встроенного редактора пропусков.

4. Осуществлять заказ пропусков (в т.ч. удаленный), с помощью гибкого механизма обработки заявок, в том числе:

4.1. Ввод заявок непосредственно в режиме «Пропуска», обеспечение раздельной нумерации заявок для каждого типа и серии пропуска.

4.2. Обеспечение фильтрации заявок, действительных на текущую (по умолчанию), установленную дату или интервал дат.

4.3. Исключение конфликтов (в частности с нумерацией) при вводе заявок с различных АРМ.

4.4. Отсеивание и визуальный контроль (сортировка по персонам) списка заявок для исключения повторного ввода одной и той же заявки.

4.5. Отображение вновь введенных заявок на других АРМ после нажатия кнопки для обновления списка заявок для конкретной персоны или списка персон, с которыми ведется работа.

4.6. Обеспечение возможности коррекции номеров заявок.

4.7. Удаленный заказ пропусков с использованием отдельной программы ввода данных заявки на постоянный, временный и разовый пропуска. Программа ввода данных заявки формирует бумажную копию заявки и файл специального формата, который может передаваться по любому информационному каналу, обеспечивающему передачу файлов и электронной почты.

4.8. Обработка групповой заявки (письма) с указанием в базе данных одного учетного номера заявки для всех персон из списка, представленного в указанной заявке.

5. Использовать мощные инструменты подготовки статистической информации, а также анализа базы данных, в том числе:

5.1. Создание и изменение запросов к базе данных персон и пропусков с помощью встроенного построителя запросов, выполнение запросов, которые были составлены заранее и запомнены в системе, или запросов, которые составляются непосредственно перед исполнением.

5.2. Создание любых видов отчетов,

5.3. Просмотр данных составленного отчета в интерфейсе программы или с использованием внешнего текстового редактора.

5.4. Экспорт данных в стандартные офисные приложения, а также в систему создания отчетов Crystal Reports.

6. Осуществлять коллективный доступ к системе с использованием встроенных инструментов обеспечения целостности центральной базы данных и администрирования.

6.1. Взаимный доступ к базе данных с нескольких рабочих мест.

6.2. Доступ оператора к системе по индивидуальному имени и паролю.

6.3. Администрирование доступа к отдельным функциям системы. Полномочия доступа к информации пользователей системы имеют до 15 градаций и устанавливаются администратором.

6.4. Фиксация действий операторов в журнале событий,

6.5. Анализ системных событий с использованием фильтров поиска по следующим параметрам: дата события, вид события, оператор, имя рабочего места, название программы.

6.6. Автоматическое создание резервных копий базы данных системы.

6.7. Встроенные механизмы резервирования, обеспечивают бесперебойность работы и полную сохранность информации.

6.8. Обмен данными между системами «IDmatic» с помощью встроенных средств экспорта, которые обеспечивают перенос в файл специального формата данные о персонах (в т.ч. принадлежность к особым спискам персон), текущую фотографию персоны, информацию о подразделении, отслеживая подчиненность подразделения в структуре подразделений, информацию о наличии пропусков, выданные пропуска персоны.